Licencias voluntarias de agencias

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Información del sitio web de la OCFS para las Agencias Voluntarias interesadas en buscar la autoridad inicial para proporcionar programas de atención congregada en el Estado de Nueva York.

La Oficina de Servicios para Niños y Familias del Estado de Nueva York (OCFS) agradece su interés en ser aprobada como Agencia Voluntaria autorizada por el Estado de Nueva York para proporcionar servicios de Cuidado Congregado a los jóvenes en el Estado de Nueva York.

Información sobre la incorporación de NYS y OCFS

Un certificado de constitución define la naturaleza y la existencia de una corporación estableciendo sus propósitos, poderes, estatus y tipo. En el pasado, algunas corporaciones fueron creadas por una ley especial de la Legislatura; en tales casos, la ley de creación de la corporación constituía el certificado de la incorporación. Actualmente, las corporaciones de cuidado de niños (corporaciones sin fines de lucro) se crean más comúnmente mediante la presentación de un certificado de incorporación o una enmienda de un certificado de incorporación en la Secretaría de Estado.

El certificado de constitución (o su modificación) que se presente ante el Secretario de Estado debe ir acompañado de una notificación formal de aprobación de la constitución emitida por la OCFS cuando el certificado incluya alguno de los objetos sociales a los que se hace referencia en este manual.

El término "certificado de constitución" incluye técnicamente todos los diversos certificados que pueden alterar o afectar a la naturaleza de una sociedad.

Entre ellos se encuentran los certificados de:

La OCFS está facultada por ley para aprobar las propuestas de certificados de constitución de empresas:

El requisito de obtener la aprobación de la OCFS se encuentra en la sección 460-a de la SSL y en la sección 404(b) de la Ley de Sociedades sin Fines de Lucro. El formato y el contenido de los distintos certificados se establecen en la Ley de Sociedades sin Fines de Lucro.

En el caso de una nueva incorporación de una agencia que proporciona atención residencial a los niños, se establece un límite de cinco años en la duración inicial de la autoridad corporativa.

En el caso de una nueva incorporación de una agencia autorizada para el internado o la colocación de niños, se establece un límite de dos años para la duración inicial de la autoridad corporativa.

La OCFS está facultada para limitar la duración de cualquier prórroga de la autoridad corporativa, si así lo desea o requiere.

Una vez que la OCFS aprueba la incorporación, el documento de aprobación se envía por correo a la agencia solicitante (o a su abogado) con una carta de presentación en la que se instruye a la agencia para que presente el documento de incorporación junto con el documento de aprobación de la OCFS que lo acompaña ante el Secretario de Estado del Estado de Nueva York. El certificado de incorporación de la OCFS o el certificado de enmienda no es efectivo hasta que se presente ante el Secretario de Estado y se solicita que la agencia envíe una copia del recibo de presentación emitido por el Secretario de Estado a la Oficina Regional de la OCFS correspondiente.

La OCFS es legalmente responsable de la regulación, la supervisión y la aprobación de los programas de atención a domicilio en el Estado de Nueva York. La OCFS espera trabajar con su nueva agencia para proporcionar servicios de calidad a los jóvenes y las familias del Estado de Nueva York. En Nueva York, las Agencias Voluntarias deben poseer un certificado de funcionamiento válido emitido por la OCFS. Las Agencias Voluntarias deben primero ser autorizadas para operar al ser aprobadas por la OCFS a través del proceso de incorporación. La aprobación es por un período de tiempo limitado, según lo especificado por la OCFS, y las extensiones requieren la aprobación previa de la OCFS.

¿Cuáles son los pasos para la aprobación como proveedor en el Estado de Nueva York?

  1. Infórmese sobre los estatutos, reglamentos y políticas del Estado de Nueva York que proporcionan las normas legales y políticas que estará obligado a seguir en relación con el funcionamiento de los programas de atención congregada. (Véanse las leyes/reglamentos/políticas más abajo). Determine qué tipo de programa(s) desarrollará, como institución, residencia de grupo, hogar de grupo o internado operado por una agencia. Sólo las agencias que también están aprobadas para operar programas de atención congregada pueden proporcionar servicios residenciales a los niños en cuidado de crianza dentro del Estado de Nueva York.
  2. Infórmese sobre el proceso de incorporación en el Estado de Nueva York. Consulte el sitio web del Departamento de Estado del Estado de Nueva York (DOS) en dos.ny.gov/corps/nfpcorp.html#certinc o póngase en contacto con el DOS por teléfono en el (518) 473-2492. Consulte a un asesor jurídico privado sobre el proceso de constitución, si es necesario.
  3. Según la ubicación de su oficina propuesta, póngase en contacto con la Oficina Regional (OR) de la OCFS correspondiente y pida hablar con el Especialista del Programa de Agencias Voluntarias para que le envíen electrónicamente un paquete de solicitud de Propuesta de Programa de Atención Congregada. Los listados de OR de la OCFS pueden encontrarse en ocfs.ny.gov/programs/fostercare/va-licensing/region.php
  4. Complete el paquete de solicitud y el plan de negocio y reúna toda la información complementaria. La solicitud tendrá que demostrar cómo la agencia cumplirá con las normas legales y de programa aplicables que implica el funcionamiento de un programa de adopción,
  5. Presentar la solicitud completa, el plan de negocio y toda la información complementaria al especialista del programa de OR de la OCFS.
  6. El especialista del programa de OR de la OCFS programará una visita al lugar. La visita al lugar incluirá una revisión completa del programa propuesto por la agencia, incluyendo, pero sin limitarse a ello, la política, la práctica, el almacenamiento de registros, la seguridad (qué tipo de seguridad) y, si están disponibles, los registros de casos de la agencia. 
  7. Un solicitante que se acerque a la fase final de la aprobación del programa deberá presentar a la oficina del Asesor Jurídico de la OCFS para su revisión y aprobación, según corresponda, una propuesta de certificado de constitución o de enmienda para las corporaciones de Nueva York o una propuesta de solicitud de autorización para las corporaciones de fuera del estado que otorgue a la agencia la autoridad para colocar a los niños con fines de adopción. Consulte el sitio web del Departamento de Estado del Estado de Nueva York (DOS) en dos.ny.gov/corps/nfpcorp.html#certinc o póngase en contacto con el DOS por teléfono en el 518-473-2492 para obtener información adicional sobre los certificados de empresa y su presentación.
  8. Su agencia debe presentar esta aprobación junto con el certificado original o la solicitud de autorización ante el Departamento de Estado. El acto de presentar el certificado o la solicitud de autorización y aprobación es lo que hace que asuma la autoridad legal para operar un programa de Agencia Voluntaria en Nueva York.

Tras la presentación del recibo de presentación a la OCFS, su agencia se añadirá a la lista de agencias voluntarias autorizadas por el Estado de Nueva York.

Directivas de política

Las siguientes directivas políticas de la OCFS pueden encontrarse en: ocfs.ny.gov/main/policies/external/

Descripción del programa

La Oficina de Servicios para Niños y Familias del Estado de Nueva York (OCFS) agradece su interés en ser aprobada como Agencia Voluntaria autorizada por el Estado de Nueva York para proporcionar servicios de Cuidado Congregado a los jóvenes en el Estado de Nueva York.

Los programas de atención conjunta (residencial) se definen como:

La OCFS es legalmente responsable de la regulación, la supervisión y la aprobación de los programas de atención a domicilio en el Estado de Nueva York. La OCFS espera trabajar con su nueva agencia para proporcionar servicios de calidad a los jóvenes y las familias del Estado de Nueva York. En Nueva York, las agencias voluntarias deben poseer un certificado de funcionamiento válido emitido por la OCFS. Las Agencias Voluntarias deben primero ser autorizadas para operar al ser aprobadas por la OCFS a través del proceso de incorporación. La aprobación es por un período de tiempo limitado, según lo especificado por la OCFS, y las extensiones requieren la aprobación previa de la OCFS.

Paquete de solicitud

Un primer paso importante en este proceso es una evaluación exhaustiva de las necesidades para verificar no sólo la necesidad del tipo de programa que se propone operar, sino el compromiso de los departamentos locales de servicios sociales de colocar a los niños bajo su cuidado, y de pagar la tarifa establecida para tales servicios.

Se adjuntan tres documentos de solicitud:

  1. Solicitud de aprobación de la OCFS del Estado de Nueva York del certificado de constitución propuesto (OCFS-4722)
  2. Portada de la solicitud de certificado de explotación (OCFS-2981)
  3. Presentación de la propuesta de atención congregacional de la OCFS del Estado de Nueva York (OCFS-2158)

También se adjuntan los reglamentos relacionados con el tipo de programa que desea operar. La normativa de la OCFS que regula el cuidado de los niños en régimen de acogida indica las circunstancias específicas en las que se puede colocar a un niño en régimen de acogida, las circunstancias que determinan el tipo de cuidado, así como la frecuencia de los contactos que un trabajador social debe tener con cada niño y su familia. La normativa de la OCFS también establece que cada niño debe tener un plan específico para lograr la permanencia en su vida, ya sea mediante el regreso a su familia, la adopción u otro acuerdo de convivencia planificado (APLA), así como el período de tiempo y las circunstancias que rigen estos planes.

Es importante revisar la normativa para conocer los tipos de servicios que debe prestar, las circunstancias que determinan las acciones y decisiones, y algunos de los tipos de registros e informes que se exigen. La OCFS supervisará su cumplimiento de los estatutos y reglamentos aplicables de forma continua a través de los procesos de solicitud y más allá.

Documento 1: Aprobación de la OCFS del Estado de Nueva York del certificado de constitución propuesto (OCFS-4722)

El primer paso para operar en el Estado de Nueva York es la presentación de la Solicitud de Aprobación de la OCFS del Estado de Nueva York del Certificado de Incorporación propuesto a nuestra oficina. La OCFS lleva a cabo revisiones exhaustivas en tres áreas principales antes de conceder su aprobación para que una agencia se incorpore a prestar servicios de cuidado infantil. Su contacto principal a lo largo de este proceso será el responsable del programa de agencias voluntarias de la oficina regional de la OCFS correspondiente . El responsable del programa de la OCFS coordinará y hará un seguimiento de la presentación de los diversos componentes de su propuesta de operación y trabajará estrechamente con usted para lograr el cumplimiento de los estatutos y reglamentos pertinentes.

Oficina del Abogado Emisión del documento de aprobación de la OCFS que autoriza a la agencia a presentar el certificado de constitución ante el Secretario de Estado:

La Oficina del Consejero de la OCFS revisará el contenido y el formato de su propuesta de certificado de incorporación (o enmienda). Una vez que la Oficina del Consejero haya recibido la Declaración de Cumplimiento del Plan del Programa por parte de la Oficina Regional de la OCFS, y la verificación de la Viabilidad Fiscal por parte de Fijación de Tarifas, y el certificado de incorporación o enmienda propuesto esté en la forma adecuada, se emitirá un documento de aprobación. El documento de aprobación de la OCFS y su propuesta de certificado de constitución deben ser presentados ante el Secretario de Estado. El Secretario de Estado emitirá un recibo de presentación. Es su responsabilidad proporcionar una copia del recibo de presentación y una copia certificada de los documentos presentados ante el Secretario de Estado a la Oficina del Consejero de la OCFS como prueba de que el proceso de incorporación se ha completado.

Por favor, consulte la información del sitio web de la OCFS para las agencias voluntarias interesadas en buscar la autoridad inicial para proporcionar programas de atención congregada en el Estado de Nueva York.

Documento 2: Portada de la solicitud de certificado de explotación (OCFS-2981)

El proceso de presentación de la portada de la solicitud de certificado de explotación (OCFS-2981) es paralelo al del proceso de aprobación de la incorporación, pero se centrará en un lugar o una instalación específica. El certificado de explotación se expide a una agencia autorizada para prestar servicios específicos en un lugar concreto. De nuevo, el primer paso es la presentación de la solicitud de certificado de explotación a la Oficina Regional de la OCFS correspondiente. Una vez más, la OCFS realizará revisiones de su programa en las mismas tres grandes áreas. Gran parte del material programático y fiscal proporcionado por su agencia durante el proceso de aprobación del certificado de incorporación propuesto por la OCFS es relevante y constituye la base para la emisión de un certificado de funcionamiento:

  • Plan del programa: La OCFS continuará revisando y ayudándole a perfeccionar su plan del programa, haciendo hincapié en la seguridad contra incendios y de los edificios y en otros requisitos de la planta física de la ubicación propuesta para su instalación. Se llevará a cabo una serie de inspecciones de las instalaciones propuestas. La OCFS emitirá una declaración de conformidad con respecto a su solicitud de certificado de funcionamiento cuando esté convencida de que todos los elementos de su programa propuesto y la ubicación de las instalaciones cumplen con las leyes y reglamentos pertinentes.
  • Viabilidad fiscal: La Unidad de Tasas de Ayuda Estatal continuará revisando la viabilidad fiscal de su programa propuesto en la ubicación del centro propuesto y establecerá una tasa de reembolso adecuada para los servicios que se prestarán
  • Legal: La oficina del consejero de NYSOCFS confirmará que existe una autoridad corporativa vigente para su agencia. La Oficina del Consejero confirmará que nuestra oficina y la Unidad de Fijación de Tarifas han completado sus revisiones y emitido declaraciones de cumplimiento por escrito. A continuación, la Oficina de Servicios para la Infancia y la Familia expide el certificado de funcionamiento.

Los plazos para completar el proceso de solicitud varían. Además, algunas de las etapas de los procesos descritos anteriormente pueden completarse simultáneamente.

Documento 3: Propuesta de atención congregacional de la OCFS del Estado de Nueva York (OCFS-2158)

Plan de programa (se adjunta la propuesta de plan de programa)

Después de que su agencia complete y envíe la Propuesta de Programa de Cuidado Congregado, la Oficina Regional de la OCFS correspondiente revisará todos los componentes del Plan de Programa propuesto por la agencia. La propuesta de programa es un informe completo y detallado de las políticas y procedimientos por los que funcionará la agencia propuesta. El plan del programa incluye, entre otras cosas, una descripción de la población de acogida que se va a atender, una descripción de los problemas que presentan los niños que se van a atender, los criterios de admisión, la estructura organizativa y la dotación de personal, y los servicios que se van a prestar a los niños y sus familias, incluidos los servicios médicos, educativos y clínicos. La OCFS emitirá una Declaración de Conformidad del Plan del Programa cuando esté convencida de que todos los elementos de su programa propuesto, tal y como han sido presentados y revisados, cumplen plenamente con los estatutos y reglamentos pertinentes.

Tras la revisión del plan del programa, las agencias deberán someterse a una revisión de la viabilidad fiscal.

Viabilidad fiscal

La Unidad de Tasas de Ayuda Estatal de la OCFS confirmará la viabilidad fiscal de una agencia. También toman decisiones y hacen recomendaciones sobre el establecimiento de las tarifas a pagar por los servicios prestados por su agencia. Hay cinco elementos necesarios para la revisión fiscal:

  • Resumen narrativo del programa presentado por su agencia, incluyendo:
    • Una descripción general del programa
    • Descripción del personal
    • Descripción de los niños que se van a atender
    • Descripción de cómo se debe educar a los niños. (Esto puede requerir una aprobación separada del Departamento de Educación del Estado de Nueva York).
    • Descripción de cómo se van a satisfacer las necesidades médicas de los niños. (Esto puede requerir una presentación a través de nuestra oficina de contacto con el Departamento de Salud del Estado de Nueva York).
  • Un informe actual del CPA o una copia de la declaración de impuestos federal más reciente.
  • Un presupuesto de programa proyectado y completado en formularios obtenidos en la Unidad de Fijación de Tarifas. Los formularios deben obtenerse directamente de la Unidad de Fijación de Tarifas llamando al (518) 402-0096.
  • Cartas de apoyo actualizadas de todos los departamentos de servicios sociales del distrito local, incluyendo:
    • Una declaración de necesidad del distrito para el programa específico que se va a proporcionar.
    • Un compromiso de que el distrito remitirá a los niños al programa.
    • Un compromiso de que el distrito pagará la tarifa establecida para el programa.
  • Una declaración de conformidad emitida por su Oficina Regional correspondiente en la que se indique que el Plan del Programa, tal y como se ha presentado, cumple todos los estatutos y reglamentos aplicables.

La Unidad de Fijación de Tarifas emitirá una declaración de viabilidad fiscal cuando haya finalizado su revisión.

Si tiene preguntas o necesita información adicional, no dude en ponerse en contacto con su Oficina Regional de la OCFS.

Recintos

Solicitud de aprobación de la OCFS del Estado de Nueva York del certificado de constitución propuesto (OCFS-4722)

Portada de la solicitud de certificado de explotación (OCFS-2981)

Propuesta de atención conjunta de la OCFS del Estado de Nueva York (OCFS-2158)

Las siguientes normas y reglamentos de los códigos 18NYCRR correspondientes a su solicitud pueden encontrarse en dos.ny.gov/info/nycrr.html