Impulsar la contratación con datos

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Disponer de datos útiles sobre los futuros y actuales padres proporciona al sistema de bienestar infantil una visión crucial sobre la eficacia de sus enfoques actuales a la hora de captar, desarrollar y apoyar a las familias de acogida, adoptivas y de parentesco.

- Centro Nacional de Recursos para la Contratación Diligente

Contenido

Los distritos locales y las agencias de voluntariado invierten importantes recursos en la captación, el apoyo y la retención de los padres de acogida, adoptivos y de parentesco. Estas familias son fundamentales para mantener la seguridad, la permanencia y el bienestar de los niños en régimen de acogida.

Pero, ¿cómo saben las agencias lo que funciona y lo que se consigue con esta inversión de recursos? ¿Cuál es el rendimiento de la inversión "" para estrategias de contratación específicas? ¿El anuncio de servicio público o la página web que anuncia la necesidad de padres de acogida/adoptivos ha dado lugar a más padres certificados? ¿Cuánto tiempo permanecen activos los padres de acogida? Si dejaron de acoger, ¿cuál fue el motivo? ¿De qué manera los esfuerzos para identificar y comprometer a los hogares de acogida de parientes disminuyen la necesidad de reclutar hogares de no parientes? ¿Se obtendrían mejores resultados si el tiempo y los recursos del personal se reorientaran hacia otras actividades de contratación?

Cómo los datos refuerzan la contratación

Hasta hace poco, gran parte de los conocimientos de "" sobre las estrategias eficaces de contratación y retención eran anecdóticos y se recogían caso por caso, con poca recopilación y análisis sistemáticos de datos. Por ejemplo, la información puede recogerse en forma de hojas de registro en las orientaciones y formaciones para padres de acogida/adoptivos, pero no se introduce en una base de datos ni se analiza. Incluso la información básica, como el número de consultas recibidas durante el año y la forma en que dichas personas se enteraron de la necesidad de hogares de acogida/adoptivos, no suele estar documentada de forma que pueda utilizarse para cuantificar y medir el rendimiento o las tendencias actuales.

La recopilación y el análisis sistemáticos de datos proporcionan medidas de referencia del rendimiento que permiten a los organismos evaluar los cambios en el rendimiento y la eficacia de estrategias específicas a lo largo del tiempo. Este tipo de análisis de datos también ayuda a la agencia a evaluar las deficiencias de rendimiento e influye en la planificación de las medidas para eliminarlas.

Estos pasos forman parte de un enfoque de mejora continua de la calidad de la contratación y la retención que implica establecer una línea de base para evaluar el rendimiento; desarrollar una teoría del cambio y establecer objetivos; supervisar la retroalimentación y el rendimiento para ver si los cambios están funcionando; ajustar la estrategia; y reevaluar el rendimiento (Wulczyn, 2007). Este proceso ayuda a la agencia a evaluar los datos, valorar e identificar las necesidades, desarrollar un plan para abordarlas y volver a evaluarlas.

Recogida y análisis de datos

La captación de padres de acogida/adoptivos de alta calidad y comprometidos está llena de desafíos, pero también presenta muchas oportunidades para nuevas estrategias y técnicas. El término "diligent recruitment" se ha aplicado a estos esfuerzos como "un enfoque más sistemático para reclutar, retener, desarrollar y apoyar a un grupo de familias que puedan satisfacer las necesidades de los niños y jóvenes en cuidado de crianza (National Resource Center for Diligent Recruitment, 2015a)."

La evaluación de los puntos de datos clave ayuda a las agencias a tomar decisiones informadas e impulsa sus esfuerzos de contratación para satisfacer necesidades específicas. Se recomienda la participación de las principales partes interesadas en la conversación para seguir evaluando los datos, revisar las recomendaciones y facilitar la colaboración mutua.

Durante este proceso, las agencias pueden descubrir que no están recogiendo todos los datos que necesitan, o pueden estar recogiéndolos de una manera que no es fácil de analizar, como las hojas de registro en papel en las sesiones de información y formación. Es posible que las agencias quieran modificar algunas prácticas para captar esos datos en el futuro. La formación, la supervisión y las reuniones de personal son oportunidades para ayudar al personal a comprender la importancia de la recopilación e introducción de datos de forma precisa, coherente y puntual.

Una contratación diligente requiere que una agencia recoja y analice críticamente los datos en al menos tres vías:

• Puntos fuertes y cuellos de botella en el proceso de contratación
• Características de los hogares de acogida/adoptivos actuales y necesarios
• Éxitos y desafíos de la retención (por ejemplo, hogares que han seguido acogiendo, familias que han dejado de acoger y los motivos, etc.)

Elementos de datos relacionados con la contratación

Al recopilar y analizar los datos sobre los puntos fuertes y débiles del proceso de contratación, los objetivos son identificar la eficacia del proceso actual y determinar qué cambios pueden hacerse para aumentar la eficacia, incluida la puntualidad. Las agencias deben asegurarse de que recogen los datos necesarios para evaluar completamente el proceso y considerar cada punto del mismo como una oportunidad para mejorarlo o modificarlo. Con el tiempo, se pueden identificar las tendencias y medir los cambios de rendimiento.

A la hora de recopilar y analizar los datos sobre los pasos clave del proceso y el tiempo que tardan la agencia y los solicitantes en completar cada hito, las agencias deben tener en cuenta lo siguiente:

• El número de consultas recibidas en un periodo de tiempo determinado (por ejemplo, los últimos seis meses, el último año, etc.)
• Cómo se enteraron los interesados del programa de acogida/adopción de la agencia
• Quién respondió a las consultas y con qué rapidez
• El número de familias que asistieron a la orientación
• Si los que asistieron a la orientación iniciaron y completaron la formación previa al servicio
• Si los que completaron la formación obtuvieron la certificación/aprobación
• El plazo en el que los padres que fueron certificados/aprobados tuvieron un niño con ellos
• El porcentaje de solicitantes que fueron certificados/aprobados en un periodo de tiempo determinado
• Las razones aducidas por las familias que abandonaron el proceso, incluyendo los motivos más frecuentes

La política de la OCFS hace hincapié en que los LDSS y las VA deben mantener la información relativa a los hogares de acogida y adoptivos en la etapa de desarrollo de hogares de acogida y adoptivos (FAD) en CONNECTIONS. Toda la información sobre los futuros padres de acogida adquirida durante los procesos de consulta y orientación debe registrarse en el FAD lo antes posible, independientemente de que el hogar se certifique o apruebe completamente. Este seguimiento ayuda a las agencias a determinar la proporción de consultas que resultaron en hogares certificados (OCFS, 2017).

Elementos de datos relacionados con las características de la familia

Cuando se recogen y analizan los datos sobre las características de los hogares de acogida actuales, los objetivos son identificar si existe una brecha entre los hogares disponibles y los niños que necesitan ser acogidos, y los tipos y el número de hogares que se necesitan para cubrir esa brecha. Para ello, las agencias deben disponer al menos de los siguientes datos:

• Porcentaje de niños acogidos por familiares
• El porcentaje de niños colocados inicialmente en hogares de acogida de parientes (no en otros acuerdos de parentesco, como 1017 colocaciones directas)
• El porcentaje de niños que pasaron a KinGAP (Programa de Asistencia a la Tutela por Parentesco)
• El porcentaje de niños colocados junto a sus hermanos
• Raza y etnia de los padres de acogida/adoptivos
• Las características de los niños que la familia está dispuesta a acoger (por ejemplo, edad, sexo, grupos de hermanos, niños con necesidades especiales, etc.)
• Los datos demográficos de los niños acogidos
• La ubicación de los padres de acogida en relación con la procedencia de los niños
• El número y el porcentaje de familias actuales que se utilizan plenamente
• La proporción de hogares que no han tenido una colocación en los últimos seis meses
• La capacidad real actual de los hogares y las camas, cómo se compara con el número de niños que actualmente necesitan acogida, y si es suficiente para las necesidades de acogida previstas

Elementos de datos relacionados con la retención

Los organismos pueden utilizar los datos sobre los éxitos y los retos de la retención para desarrollar y aplicar enfoques innovadores que mejoren la estabilidad y la permanencia de los niños. Se recomienda que las agencias recojan datos en al menos las siguientes áreas:

• Los problemas y necesidades identificados por las familias de acogida/adoptivas que se ponen en contacto con la agencia para solicitar apoyo
• El número de familias que interrumpen el proceso de certificación o abandonan la prestación de cuidados de acogida
• Cuándo y por qué las familias cuidadoras abandonaron el sistema de acogida
• Los motivos de las interrupciones de la colocación (National Resource Center for Diligent Recruitment, 2015b)

(Véase Apéndice 2-1: Reclutamiento basado en datos - Elementos de datos clave sobre familias de acogida y adoptivas.)

Una aproximación al análisis de datos: La segmentación del mercado

La segmentación del mercado es un término utilizado en el campo del marketing. Implica dividir un amplio grupo de consumidores en subconjuntos que tengan necesidades y prioridades comunes, y luego diseñar y aplicar estrategias para llegar a ellos. Los mercados pueden dividirse en segmentos según factores como la edad, la ubicación geográfica y el historial de compras. Por ejemplo, si un minorista sabe que más de la mitad de sus clientes tienen entre 16 y 21 años, utilizará estrategias de marketing que tengan más probabilidades de llegar a ese grupo de edad.

Algunos organismos de bienestar infantil han empezado a utilizar la segmentación del mercado para comprender mejor las características y los intereses de los padres de acogida/adoptivos que han tenido éxito en su zona y dirigir sus esfuerzos de captación en consecuencia. Basándose en la recopilación y el análisis de datos precisos, la segmentación del mercado divide el conjunto de padres de acogida potenciales en segmentos que tienen más probabilidades de responder a los esfuerzos de captación.

El Departamento de Niños y Familias de Connecticut (DCF) utilizó la segmentación del mercado para mejorar su proceso de contratación. Tras identificar a las actuales familias de acogida con éxito mediante la recopilación de datos específicos, el DCF contrató a la empresa de investigación de mercado Nielson-Claritas para que analizara las características del estilo de vida y los comportamientos de consumo de las familias. Los resultados permitieron a DCF responder a preguntas clave:

• ¿Cuáles son las características generales de nuestros actuales hogares de acogida con éxito?
• ¿En qué barrios residen esos hogares?
• ¿Qué describe a las personas del segmento de mercado? ¿Dónde compran? ¿Qué tipo de música prefieren? ¿A qué tipo de medios acceden?

La información se utilizó para determinar cómo enfocar los esfuerzos de reclutamiento con la mejor oportunidad de alto rendimiento. Los datos también se introdujeron en un programa del Sistema de Información Geográfica (SIG) para generar mapas que revelaran las zonas geográficas en las que se concentrarían los esfuerzos de captación.

El Centro Nacional de Recursos para la Contratación Diligente informa de que las jurisdicciones han utilizado el software de segmentación de mercado PRIZM de Nielsen para realizar análisis de mercado. El paquete básico está disponible por unos 10.000 dólares. También existen programas informáticos de SIG de empresas como ESRI, Inc. Uno de estos programas, ArcGIS Community Analyst, se ha utilizado para dirigir los esfuerzos de captación de familias de acogida/adoptivas (esri industries, s.f.).

(Véase Apéndice 2-2: Consejos, herramientas y tendencias: Sistemas de Información Geográfica (SIG) & Segmentación del mercado.)

Recursos adicionales

• El Centro Nacional de Recursos para la Contratación Diligente (NRCDR) ofrece una herramienta para ayudar a las agencias a emprender la evaluación de su proceso de contratación y retención. El navegador de contratación de Diligent ayuda a las agencias a avanzar en el proceso de evaluación para desarrollar un plan de acción personalizado. (Véase Apéndice 2-3: Utilización eficaz del Navegador de Contratación Diligente.)
• Navegador de contratación diligente. Un formulario en línea para crear un Navegador de Contratación Diligente personalizado para sistemas individuales de bienestar infantil. (professionals.adoptuskids.org/diligent-recruitment-navigator/)

Apéndices

• Apéndice 2-1: Reclutamiento basado en datos: Elementos de datos clave sobre las familias de acogida y adoptivas
• Apéndice 2-2: Sistemas de Información Geográfica (SIG) y segmentación del mercado
• Apéndice 2-3: Uso del navegador de contratación de Diligent

Referencias

• Departamento de Niños y Familias de Connecticut. (2009, junio). Visión general de los Sistemas de Información Geográfica (SIG).
• Industrias esri. (n.d.). Analista comunitario. Recuperado el 15 de mayo de 2018, de esri. com: www.esri.com/software/arcgis/community-analyst
• Centro Nacional de Recursos para la Contratación Diligente. (2015a). Contratación diligente. Washington, DC: NRCDR.
• Centro Nacional de Recursos para la Contratación Diligente. (2015b). Consejos para utilizar los datos.
• OCFS (2017). Uso de la etapa de desarrollo de hogares de acogida y adopción (FAD) en CONNECTIONS (17-OCFS-ADM-05)
• Wulczyn, F. (2007). Supervisión de los programas de bienestar infantil: Mejora del rendimiento en un contexto de MCC. Chicago: Chapin Hall Center for Children, Universidad de Chicago.