Medir el progreso: ¿Qué está funcionando... y qué no?

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Es un proceso continuo
Medir el progreso: Medir el éxito de su esfuerzo es un proceso continuo y permanente. El equipo de contratación revisará periódicamente el estado de las tareas y evaluará el impacto de las estrategias elegidas.

Así que ha recopilado y analizado sus datos, los ha utilizado para comprender los puntos fuertes y las carencias de su programa de contratación, ha elaborado un plan de acción para abordar sus retos y ha aplicado nuevos enfoques. Probar nuevas estrategias requiere mucha energía, y necesitas saber que tus esfuerzos están produciendo los resultados esperados. ¿Cómo sabe si sus nuevas estrategias están funcionando?

La medición del progreso es un proceso continuo. Una parte de cada reunión del equipo de reclutamiento debe dedicarse a revisar los resultados de las estrategias y las tareas descritas en el Plan de Acción (enumeradas en la columna de Resultados). ¿Qué tareas se han realizado? ¿Cuáles fueron los resultados de las tareas realizadas y si cumplieron los objetivos? Es posible que algunas tareas no se hayan completado en el plazo previsto. ¿Deben revisarse o descartarse?

Revisar y actualizar el Plan de Acción

Evaluar periódicamente el impacto de los esfuerzos de captación y retención en los principales objetivos señalados en el plan: trimestralmente o al menos dos veces al año.

En el ejemplo de Plan de Acción que figura a continuación, el objetivo de la agencia era contar con diez hogares de acogida adicionales certificados para grupos de hermanos grandes en un periodo de 12 meses. El resultado:

Apunta a

Disponer de una reserva de hogares de acogida/adoptivos suficiente para satisfacer la demanda de hogares que cuiden de grupos de hermanos.

Objetivo

Añadir diez hogares de acogida certificados para grupos de hermanos grandes en los próximos 12 meses.

Estrategia 1

Involucrar a los actuales padres de acogida de los grupos de hermanos en los esfuerzos de reclutamiento y retención específicos.

Tarea ¿Quién? ¿Cuándo? Resultados
Inscribir a cinco padres de acogida para que organicen sesiones informativas en sus hogares. Buscador de viviendas 3/15, 4/1, 4/25, 5/1, 5/5, 5/30 38 asistentes
6 solicitudes
4 hogares certificados
1 estudio en el hogar
Consiga que el padre de acogida de un grupo de hermanos hable en el próximo acto de reconocimiento a los padres de acogida. Supervisor de la Unidad 5/5 El padre de acogida no pudo ser programado
Tarea no realizada
Estrategia 2

El personal hablará con los grupos comunitarios de los barrios seleccionados.

Tarea ¿Quién? ¿Cuándo? Resultados
Pida a todo el personal que identifique los grupos comunitarios adecuados. Director de la Agencia 4/5 12 grupos propuestos
Programar las presentaciones Unidad de Homefinder - Secretaria 5/15 6 presentaciones programadas
Hacer 6 presentaciones Homefinder
Trabajadores sociales
6/1, 6/3, 6/28, 7/12, 8/1 5 presentaciones (1 cancelada)
124 participantes
5 solicitudes
4 viviendas certificadas

El progreso general hacia el objetivo fue bueno. La agencia estuvo a punto de cumplir su objetivo en el plazo previsto.

A continuación, el equipo se preguntó: "¿Qué estrategia fue la más eficaz?" Dado que la agencia hacía un seguimiento del proceso de consulta a certificación, pudo determinar que se presentaron seis solicitudes en respuesta a las reuniones de los padres de acogida. Tras las presentaciones del personal se recibieron cinco solicitudes. En cuanto a los hogares certificados o en fase de estudio del hogar, las reuniones basadas en los padres de acogida fueron las más exitosas, con una tasa de éxito del 13% (5 de 38 participantes). Cuatro viviendas certificadas fueron el resultado de presentaciones a 124 personas en reuniones de grupos comunitarios (un 3% de éxito).

Con esta evidencia de que los padres de acogida eran realmente los mejores reclutadores, la agencia propuso formas de reforzar sus esfuerzos en este ámbito. Además de continuar con las sesiones informativas en los hogares de los padres de acogida, la agencia decidió promover activamente el programa Finder's Fee del Estado de Nueva York1 y añadió esta estrategia al Plan de Acción para el próximo año.

Tras una reunión informativa con el personal que hizo las presentaciones ante los grupos comunitarios, el equipo decidió reelaborar el contenido para centrarse más en los grupos de hermanos en régimen de acogida y disponer que un padre de acogida hablara sobre la experiencia. Se pedirá a los participantes que faciliten sus nombres y direcciones de correo electrónico para que la agencia pueda hacer un contacto de seguimiento con las personas para preguntarles si desean más información.

  1. "En el estado de Nueva York, la política permite a los distritos y agencias locales ofrecer a los padres de acogida con experiencia una comisión de 200 dólares por encontrar familias" para reclutar nuevas familias de acogida. El pago se realiza a los padres de acogida y el estado reembolsa a los distritos locales una vez que el nuevo hogar de acogida está certificado y recibe al primer niño (Standards of Payment for Foster Care of Children Program Manual, 2006).

Seguir recopilando datos y observar las nuevas tendencias

Al menos una vez al año, revise y analice los datos que su organismo sigue recopilando. Esta nueva información puede requerir que su equipo vuelva a una fase anterior del proceso.

Una revisión de los nuevos datos puede mostrar que sus necesidades anteriores han cambiado, y que han surgido nuevas necesidades que requieren atención. Para ello es necesario volver a los pasos anteriores del proceso: recoger y analizar nuevos datos, elaborar un plan y ponerlo en marcha.

Por ejemplo, los datos anteriores de una agencia identificaron una necesidad acuciante de hogares para bebés. Una vez transcurrido un tiempo, y cuando la agencia había reclutado estratégicamente hogares para los bebés, los datos actualizados mostraron que esta necesidad estaba ya adecuadamente cubierta por el conjunto de hogares de acogida. Sin embargo, datos más recientes revelaron otra laguna: los hogares para grupos de hermanos grandes. La agencia revisó su Plan de Acción para incluir dos nuevos objetivos: encontrar hogares para grupos de hermanos y proporcionar apoyo continuo a los padres de acogida que cuidan de los bebés.

Aspectos a tener en cuenta

Compare el embudo más reciente de consulta a certificación con el del año anterior. ¿Ha aumentado el número de consultas? ¿Se ha producido un cambio en el porcentaje de personas que asisten a las sesiones de orientación? ¿Se ha ensanchado el fondo del embudo?

Continuar con el seguimiento del tiempo entre los hitos de en el proceso de certificación. ¿El tiempo medio entre la consulta y la certificación es mayor o menor? Si había cuellos de botella en el proceso, ¿se han aliviado?

Comparar las características de de los niños que entran en el sistema de acogida con el período anterior. ¿Se han producido cambios en la proporción de niños con orígenes raciales/étnicos específicos? ¿Ha cambiado el tamaño medio de los grupos de hermanos? ¿Se ha producido un fuerte aumento en un grupo de edad concreto o en niños con necesidades especiales?

Considere la posibilidad de las características de los actuales hogares de acogida y cómo se ajustan a las necesidades de los niños que entran en el cuidado. ¿Se necesitan más hogares para un grupo de edad concreto, grupos de hermanos o niños médicamente frágiles? ¿Cuántas viviendas se necesitan para cada categoría?

Revise sus datos de retención en . Compare el porcentaje de viviendas que se cerraron durante el período actual con los períodos anteriores. ¿Se han mantenido las tendencias anteriores, han cambiado de dirección o se han mantenido igual? A medida que se siguen realizando y analizando las encuestas de satisfacción, los cuestionarios y las entrevistas de salida, ¿se observan nuevos patrones en las opiniones y los comentarios?

Siga adelante, siga adelante

A medida que encuentre nuevas formas de reforzar la contratación y la retención, mantenga su éxito incorporando nuevas estrategias a las políticas y procedimientos de su organismo. Esto le ayudará a mantener las mejoras que tanto le ha costado conseguir.

Por ejemplo, si ha comprobado que es preferible realizar visitas a domicilio al principio del proceso de certificación, añada una casilla de programación para una visita a domicilio a su formulario de consulta inicial. Si incorpora este paso a sus prácticas de contratación, es más probable que la práctica se mantenga.

No olvide comunicar las conclusiones de su equipo a otras personas de su organismo, incluidos los administradores, supervisores, padres de acogida y trabajadores sociales. Por ejemplo, si el apoyo adicional a los padres de acogida durante su primera colocación supone una diferencia en la retención, compártalo en una reunión de todo el personal y en el próximo evento de padres de acogida.

Comparta también sus ideas y las actividades del equipo con la comunidad. Envíe por correo electrónico información actualizada a los socios comunitarios con los que se haya puesto en contacto durante la ejecución del Plan de Acción. Publique los artículos en el sitio web y la página de Facebook de su agencia. Hable con un periodista local sobre la posibilidad de realizar un reportaje relacionado con sus objetivos, como por ejemplo, un reportaje durante el Mes del Acogimiento Familiar sobre los grupos de hermanos en el acogimiento familiar.

Es fundamental mantener el equipo de contratación y retención como parte de la estructura de su agencia. La captación y retención de padres de acogida y adoptivos siempre requerirá una buena dosis de persistencia y creatividad, pero un equipo que utiliza los datos para afrontar los retos de la captación tiene más probabilidades de encontrar -y mantener- hogares que satisfagan las necesidades de los niños en acogida.

Este proyecto está financiado por la Oficina de la Infancia, Administración para Niños y Familias, Departamento de Salud y Servicios Humanos de los Estados Unidos, en virtud de un acuerdo de cooperación, subvención número 90CO-1109. El contenido de esta publicación es responsabilidad exclusiva de los autores y no representa necesariamente las opiniones oficiales de la Oficina de la Infancia, la Administración para la Infancia y la Familia, el Departamento de Salud y Servicios Humanos de los Estados Unidos o la Oficina de Servicios para la Infancia y la Familia del Estado de Nueva York.

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